La conservazione dei documenti elettronici  

Premessa

Come noto, i documenti fiscali possono essere conservati in modalità cartacea (analogica) ovvero informatica (elettronica).

Tale ultima modalità è obbligatoria, in particolare, per le fatture elettroniche emesse alla P.A., con decorrenza dal 6.6.2014 con riferimento alle operazioni poste in essere nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali previdenziali ed assicurativi (INPS, INAIL, INARCASSA, CNAPDC, ecc.) e dal 31.3.2015 nei confronti delle altre Amministrazioni Pubbliche nonché delle Amministrazioni locali (Comuni, Province, ecc.).

In base a quanto disposto dall’art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/72:

le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica nel rispetto delle regole individuate da un apposito Decreto;
le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente;
il luogo di conservazione delle fatture elettroniche può essere situato in Italia ovvero in un altro Stato;
il soggetto che conserva le fatture elettroniche deve consentire, ai fini dei controlli, l’accesso automatizzato all’archivio nonché garantire che i documenti ed i dati nello stesso contenuti siano stampabili e trasferibili su un altro supporto informatico.

La conservazione elettronica può essere effettuata:
direttamente dal contribuente;
dal soggetto depositario delle scritture contabili;
da un soggetto terzo.

Recentemente l’Agenzia delle Entrate ha fornito un interessante chiarimento relativamente all’ipotesi in cui la conservazione dei documenti elettronici sia effettuata da un soggetto terzo, diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili.

  
Conservazione elettronica 
Con il D.M. 17.6.2014 in attuazione di quanto stabilito dal comma 3 del citato art. 39, si è disposto, tra l’altro, che:

1) i documenti informatici devono essere conservati con modalità che consentano il rispetto delle disposizioni del Codice civile, del Codice dell’Amministrazione digitale e delle relative regole tecniche nonché delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
2) il contribuente deve comunicare l’effettuazione della conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nel mod. UNICO dell’anno di riferimento. In particolare, nel mod. UNICO 2015 la modalità di conservazione utilizzata per i documenti fiscali va evidenziata in un apposito rigo presente nel quadro RS.

Va altresì considerato che, secondo quanto previsto dall’art. 35, D.P.R. n. 633/72, il luogo di tenuta e conservazione dei libri, registri, scritture e altri documenti deve risultare dalla dichiarazione di inizio attività (mod. AA7 / AA9), da “aggiornare” in caso di variazione dello stesso.

Come evidenziato dall’Agenzia nella Risoluzione n. 81/E/2015, per effetto del combinato disposto dei citati artt. 35 e 39:

1) il soggetto che emette/riceve le fatture elettroniche può conservare le stesse in Italia ovvero all’estero, in Stati con i quali esiste uno strumento giuridico che disciplina la reciproca assistenza;
2) l’effettuazione della conservazione elettronica nell’anno di riferimento va comunicata tramite il mod. UNICO;
in caso di controlli/verifiche è obbligatorio rendere leggibili ed accessibili i documenti sia dalla sede di svolgimento dell’attività sia dal diverso luogo in cui gli stessi sono collocati, previa dichiarazione ex art. 35, D.P.R. n. 633/72.
 

Luogo di conservazione

Come evidenziato nella Risoluzione n. 81/E/2015, il luogo di conservazione delle scritture contabili individuato dal citato art. 35, originariamente riferito ai documenti cartacei “e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di «deposito» - deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti”.

A tal fine va considerato che, nell’ambito di tale processo, il soggetto “conservatore” corrisponde con colui che effettua “solo il processo di «conservazione elettronica» dei documenti fiscali”.

Lo stesso può, quindi, non coincidere con il depositario delle scritture contabili, ossia con il soggetto che, come evidenziato dall’Agenzia, “gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità”.

In tal caso, posto che:

1) gli estremi identificativi del conservatore sono riportati nel manuale della conservazione;
2) in caso di accesso / verifica della documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche, è visionata e acquisita direttamente presso la sede del contribuente ovvero del depositario delle scritture contabili;
3) non è necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati del conservatore tramite il mod. AA7 / AA9.

Di conseguenza, l’effettuazione della conservazione elettronica da parte di un soggetto terzo richiede esclusivamente l’indicazione nel quadro RS del mod. UNICO (codice “1”).

 

 

Voluntary disclosure: anche avvocati e revisori abilitati ad assistere il cliente
COMUNICATO STAMPA del 3/2/2015

L’Agenzia delle Entrate ha reso noto, con un comunicato pubblicato sul proprio sito web in data 3 febbraio 2015, che tutti gli intermediari possono presentare la domanda, inclusi i legali e i revisori contabili.
Tutti i professionisti abilitati ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, che rientrano nell’elenco contenuto nel D.P.R. n. 322 del 1998 e nei successivi decreti attuativi possono inviare le richieste per accedere alla procedura di collaborazione volontaria.
Tra questi, sono compresi gli avvocati e gli iscritti nel registro dei revisori contabili.

Come e quando presentare la richiesta – L’invio dell’istanza all’Agenzia delle Entrate va effettuato tramite i canali telematici Entratel o Fisconline entro il 30 settembre 2015.
La trasmissione può essere effettuata direttamente dai soggetti abilitati dall’Agenzia delle Entrate, tramitei canali Entratel o Fisconline, o tramite un intermediario abilitato di cui al DPR 22 luglio 1998, n. 322.

Presentazione diretta - Qualora il soggetto interessato provveda alla presentazione telematica direttamente, dovrà conservare la richiesta di accesso alla procedura avendo cura di stamparla su modello cartaceo conforme a quello approvato e di sottoscriverla, oltre che, eventualmente, farla firmare al professionista nell’apposito riquadro “dati del professionista”.

Presentazione con intermediario - In caso di presentazione della comunicazione per il tramite di un intermediario abilitato, a tale soggetto va presentata la comunicazione originale sottoscritta dal soggetto interessato ed eventualmente dal professionista; lo stesso contribuente conserverà poi l’originale della comunicazione che gli verrà restituita dall’intermediario dopo la presentazione in via telematica e nella quale l’intermediario stesso avrà compilato il riquadro relativo all’assunzione dell’impegno alla presentazione in via telematica.
L’intermediario è tenuto a consegnare al contribuente una copia della richiesta trasmessa e della ricevuta dell’Agenzia delle Entrate, che attesti l’avvenuta presentazione.
La richiesta si considera presentata il giorno in cui l’Agenzia delle Entrate riceve i dati. La prova della presentazione è data dalla comunicazione con cui l’Amministrazione attesta di averla ricevuta.

Invio della documentazione a supporto entro 30 giorni - Dopo aver inviato l’istanza telematica, vanno inviati all’indirizzo pec competente la Relazione di accompagnamento e la documentazione a supporto.
I “documenti” e le “informazioni” di cui all’art. 1, commi 1 e 2, della legge 15dicembre 2014, n. 186 sono trasmessi all’indirizzo di posta elettronica certificataindicato nella ricevuta telematica relativa alla presentazione dell’istanza, entro 30 giorni da tale presentazione.
Nel caso in cui la richiesta di accesso sia trasmessa dopo il 26 settembre 2015, i “documenti” e le “informazioni” potranno essere inviati, tramite posta elettronica certificata, nei cinque giorni successivi.

Voluntary Disclosure: ambito temporale della procedura

La richiesta di collaborazione volontaria internazionale deve riguardare:

• le violazioni degli obblighi dichiarativi di monitoraggio fiscale;
• nonché le infedeltà dichiarative;

afferenti agli imponibili ai fini delle imposte sui redditi e relative addizionali, delle imposte sostitutive, dell’imposta regionale sulle attività produttive, dei contributi previdenziali dell’imposta sul valore aggiunto e delle ritenute, commesse fino al 30 settembre 2014, per tutti i periodi d’imposta per i quali, alla data di presentazione della richiesta, non sono decaduti i termini per l’accertamento o per la contestazione delle violazioni in materia di monitoraggio fiscale.

L’Agenzia delle Entrate, con Circolare n.10/E del 13/3/2015, ha chiarito che l’obbligo di estendere la procedura agli eventuali maggiori imponibili non connessi con le attività estere sussiste per i periodi d’imposta in cui sono state commesse infedeltà dichiarative relative a redditi connessi ad attività costituite o detenute all’estero.
La richiesta di collaborazione volontaria nazionale, per effetto dell’articolo 1, comma 3, della L. 189/2014, deve essere presentata, tramite apposita istanza, secondo le modalità previste dal Provv. n. 2015/13193 del 30.01.2015, fornendo spontaneamente all’Amministrazione finanziaria i documenti e le informazioni, per la determinazione dei maggiori imponibili agli effetti delle imposte rientranti nell’ambito di applicazione della presente normativa, relativamente a tutti i periodi d’imposta per i quali, alla data di presentazione della richiesta, non sono scaduti i termini per l’accertamento.

I termini di decadenza per violazioni in materia di monitoraggio fiscale - Ai sensi dell’articolo 20 del D.Lgs., 18 dicembre 1997, n. 472, il termine ordinario di decadenza per la notificazione dell’atto di contestazione delle violazioni in materia di monitoraggio fiscale è fissato al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è avvenuta la violazione, salvo il diverso termine previsto per l’accertamento dei singoli tributi.
Alla luce di ciò, in via ordinaria, rientrano nella procedura di collaborazione volontaria internazionale, le violazioni degli obblighi dichiarativi in materia di monitoraggio fiscale commesse con riguardo al:
• modello UNICO 2010, presentato per gli investimenti illecitamente detenuti all’estero alla data del 31 dicembre 2009;
• fino a quelle contenute nel modello UNICO 2014, con riferimento alle attività illecitamente detenute all’estero nel corso del 2013.

Con riferimento agli investimenti e alle attività finanziarie detenute in Paesi black list individuati con il DM 4 maggio 1999 e con il DM 21 novembre 2001, senza tener conto delle limitazioni ivi previste, l’articolo 12, comma 2-ter del DL n. 78 del 2009 dispone che: “[…] i termini di cui all’articolo 20 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 472, sono raddoppiati”.
Pertanto, rientrano nella procedura in esame le violazioni dichiarative in materia di monitoraggio fiscale relative ad attività detenute illecitamente nei Paesi black list dal:
• 31 dicembre 2004 al 31 dicembre 2013.
L’articolo 5-quater, co. 4, del D.L. 167/90 prevede che, ai soli fini della procedura di collaborazione volontaria, non si applichi il raddoppio dei termini di decadenza di cui al citato art. 12, co. 2-ter, qualora ricorrano congiuntamente le condizioni previste dall’articolo 5- quinquies, commi 4, primo periodo, lett. c), 5 e 7 del D.L. n.167/90.
Cioè, perché non operi il raddoppio dei termini, devono verificarsi congiuntamente le seguenti condizioni:
- il Paese black list presso il quale erano o sono detenuti gli investimenti e le attività estere oggetto della collaborazione volontaria abbia stipulato con l’Italia, entro il 2/3/2015, un accordo che consente un effettivo scambio di informazioni;
- il contribuente che ha attivato la procedura e che vuole mantenere le attività oggetto di collaborazione volontaria nel Paese black list ove già le deteneva deve rilasciare all’intermediario finanziario estero presso cui le attività erano o sono detenute l’autorizzazione a trasmettere alle Autorità finanziarie italiane richiedenti tutti i dati concernenti le attività oggetto di procedura (c.d. waiver) e allegare copia di tale autorizzazione, controfirmata dall’intermediario finanziario estero, alla richiesta di collaborazione volontaria, in relazione ai periodi d’imposta successivi a quello di adesione alla collaborazione volontaria, fino all’effettiva operatività dello scambio di informazioni conforme al predetto articolo 26 del Modello di Convenzione contro le doppie imposizioni elaborato dall’OCSE (c.d. monitoraggio rafforzato);
- nel caso in cui il contribuente trasferisca, successivamente all’attivazione della procedura, le attività oggetto di collaborazione volontaria presso un altro intermediario localizzato fuori dall’Italia o dagli Stati UE o aderenti al SEE, deve rilasciare all’intermediario finanziario estero presso cui le attività sono trasferite l’autorizzazione a trasmettere alle Autorità finanziarie italiane richiedenti tutti i dati concernenti le attività oggetto della procedura a partire dal periodo d’imposta nel corso del quale avviene il trasferimento (articolo 5- quinquies, comma 5).
Ad esempio, perché non si applichi il raddoppio dei termini in argomento con riferimento ad attività finanziarie detenute illecitamente presso un istituto di credito monegasco ove le stesse rimarranno anche a seguito del perfezionarsi della procedura, il contribuente deve rilasciare all’intermediario finanziario monegasco l’autorizzazione a trasmettere, a richiesta dell’autorità fiscale italiana, tutti i dati concernenti le attività oggetto della procedura, in relazione ai periodi d’imposta successivi a quello di adesione alla collaborazione volontaria, fino all’effettiva operatività dello scambio di informazioni conforme all’articolo 26 del predetto Modello di Convenzione elaborato dall’OCSE.
Il contribuente dovrà produrre detta autorizzazione nel corredo informativo e documentale, facendola pervenire tempestivamente all’Ufficio anche in originale, cioè in tempo utile a consentire di tenerne conto nei corrispondenti atti: invito, atto di accertamento con adesione ovvero atto di contestazione.
Se il suddetto contribuente intende invece trasferire, anche successivamente all’attivazione della procedura, le attività finanziarie presso un altro intermediario, ad esempio panamense (in uno Stato, quindi, diverso dall’UE o SEE), dovrà rilasciare anche all’intermediario finanziario panamense il waiver concernente tutti i dati delle attività emerse, ivi trasferiti, a partire dal periodo d’imposta in cui avviene il trasferimento.

L’Agenzia ha, infine, chiarito che qualora gli investimenti e le attività finanziarie siano stati oggetto di trasferimento in diversi Paesi black list, con riferimento ai periodi d’imposta dal 2004 al 2013, affinché operi la non applicazione del raddoppio dei termini, tutti i suddetti Paesi devono aver sottoscritto l’accordo di cui all’art. 5-quinquies, co. 7. Se, ad esempio, un contribuente nel corso del 2004 ha costituito delle attività finanziarie a Panama presso un intermediario locale e, nel 2008, ha trasferito dette attività presso un intermediario svizzero, dal momento che per le annualità dal 2004 al 2007 le attività sono state illecitamente detenute in un Paese che non ha stipulato l’accordo, per tali periodi d’imposta le violazioni in materia di monitoraggio fiscale dovranno essere oggetto della procedura, operando in tali casi il disposto di cui all’art. 12, co. 2-ter del D.L. n. 78 del 2009. Infatti, in tale caso, poiché al termine dei periodi d’imposta dal 2004 al 2007, le attività finanziarie oggetto di emersione erano localizzate in un Paese black list, che non ha stipulato un accordo con l’Italia nei termini sopra richiamati, non si verifica una delle condizioni previste dall’articolo 5-quater, co. 4, del D.L., pertanto è operativo il raddoppio dei termini.
Qualora la procedura non si dovesse perfezionare, l’Ufficio potrà applicare la presunzione di cui all’art. 12, co. 2, del D.L. n. 78 del 2009 con riferimento a tutti i periodi d’imposta per i quali non è decaduta la potestà di contestazione delle violazioni in materia di monitoraggio fiscale ai sensi del comma 2-ter del medesimo articolo.
Qualora non operi il raddoppio dei termini, la documentazione che dovrà essere prodotta in materia di monitoraggio fiscale (quadro RW) riguarderà ciascuna delle dichiarazioni dei redditi relative ai periodi d’imposta dal 2009 al 2013.